第二篇 專項口才 第八章 商務會議口才

主持會議是經理人必不可少的工作之一。

會議提供了與企業內外部人士交流的機會,也是實施管理的重要工具。

因此,會議口才特別是主持會議的說話藝術就成為很多經理人感興趣的一個話題。

聚會的主持

聚會主持人在會議上要做的主要是落實議程、控制時間、掌握會場等三項工作。

處理這三項工作是否得力,是檢驗一名會議主持人是否稱職的標準。

聚會主持人作為會議的現場指揮者和掌握者,要使既定的會議議程得以落實,主持人就必須熟悉議程。只有熟悉了會議議程,才能在會議進行時熟練地駕馭會議,並且沉著妥善地應付一切難以想像的突發性問題。

聚會主持與其他會議主持一樣,都要公開宣布起止時間。這一時間,是經過組織者借鑒各種會議或是認真考慮後才確定的。全部與會者及會議工作人員都要遵守。

在聚會進行期間,主持人掌握會場的能力大小,往往會影響到會議的成敗。在掌握會場時,主持者最重要的是要注意少講、多看和調節氣氛。

有時,在聚會上發言的人,其見解難免會相去甚遠。極個別的時候,在會上還會出現各執一詞、針鋒相對的情況。這時主持人要巧妙化解,善於引導大家求同存異,以理服人,發言對事不對人。切勿加入爭論之中,甚至同他人言詞之間毫不相讓,甚至為此而大肆爭吵。

洽談會的主持

主持洽談會必須站在客觀公正的立場,堅持實事求是,只有這樣才能為各方所接受和認可。

在準備主持洽談時以及在洽談進行之中,要發揮自己的主觀能動性,要相信自己、依靠自己、鼓勵自己、鞭策自己,在合乎規範與慣例的前提下,力爭「以我為中心」,以此來更好地為洽談服務。

洽談時,以及在洽談過程中,在不損害自身根本利益的前提下,應當儘可能地替洽談雙方著想,主動為雙方保留一定的利益,力爭和諧融洽。

有經驗的主持人都清楚,最理想的洽談結局,應當是有關各方的利益和要求都得到一定程度的照顧,即達成妥協。在洽談中,對任何一方都應留有餘地,不搞「趕盡殺絕」,這樣不但有助於保持雙方的正常關係,而且會使他們對主持者刮目相看。

展覽會的主持

在展覽會上,展覽主持的技巧主要是解說技巧,由於展覽會展現的是展覽品,因此,展覽會的主持技巧主要是指參展單位的主持人在向觀眾介紹或說明展品時,所應當掌握的基本方法和技能。

具體來講,在宣傳性展覽會與銷售性展覽會上,主持人的解說技巧既有共性可循,又有各自的不同之處。其共性在於以下幾個方面……(1)要善於因人而異,使解說具有針對性。與此同時,要突出自己展品的特色。

(2)主持人還可以安排觀眾觀看與展品相關的影視片,並向其提供說明材料與單位名片。

(3)主持人要善於與觀眾進行溝通,增強互動效果。

贊助會的主持

贊助會的主持進程繁瑣,規矩也很多,主持人稍不留意,會議就會失敗。因此,主持人在主持時,要運用一定的技巧。

1、主持人要掌握語言表達的技巧

贊助會的類型很多,主持人要根據贊助會議的不同,使用不同的語言,並盡量使用通俗易懂的口語,少用書面語。贊助會主持人最好自己寫串聯詞。

2、主持人要掌握贊助會的操作程序

(1)宣布會議開始。

(2)奏國歌。

(3)請贊助方出場。

(4)贊助方和被贊助方代表發言。

(5)來賓代表發言。

(6)贊助會宣告結束。

3、主持人的服飾要大氣

贊助會是一項慈善事業,主持人面對的是廣大來賓,其形象具有代表性。因此,主持人的服飾不能過分艷麗、暴露。男主持人穿西裝系領帶;女主持人易穿套裙。

茶話會的主持

一般來說,茶話會主持人有的是組織茶話會的主人來擔當,也有聘請專職主持人來主持的。茶話會主持人不必像其他會議主持人那樣,具備伶俐的口才、專業的知識。

但是,一個成功的茶話會主持人,要做到以下幾點。

(1)主持人要具有親和力。荼話會是社交色彩最濃的會議,社會交往中,親和力至關重要。

(2)主持人要了解座次安排的特點。同其他正式的工作會、報告會、紀念會、慶祝會、表彰會、代表會相比,茶話會的座次安排具有自身的鮮明特點,即隨意但不亂規矩。

(3)主持人要具備調節會議氣氛的能力。荼話會上,與會者的現場發言踴躍與否關鍵要看主持人的主持功夫。

很多領導都認為,會議只不過是一種形式而已,主持會議很容易。其實,這是一種誤解。要真正主持好會議,充分調動與會者的積極性,達到預期效果,並不是件容易的事情。

領導是會議的「舵手」,要隨時把握、駕駛好會議之舟,啟發引導大家,始終遵循會議既定的議題、日程,進行充分地研討,才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題,怎麼個開法,有哪些要求,與會者要承擔什麼任務等諸多環節,無論哪個環節處理不好,都會影響會議的效果。

有效地主持好會議,是領導說話水平的一個重要方面,也是領導的一項基本功。

其中,哪一項應由與會者在會上做出決定;哪一項只需聽一聽與會者的意見,以便進一步補充;哪一項只是告知性地打打招呼,介紹一下情況,暫不討論;哪一項與會者必須和上級保持一致,只研究怎麼協調行動等等。而要與會人聽得明白,那麼,主持會議的領導者就必須講得清楚,把會議的目的、要求、內容諸項一一交待給大家。層次要清晰,邏輯要嚴密,表達要準確,中心要突出。切不可主次不分,輕重不分,內容龐雜,使聽者不知所云,無所遵循。因此,要做好工作會議的主持,領導者需注意做到以下幾點:

1、會議要準時開始

這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種歷史原因,又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識,有的是覺得會議不重要,九點通知十點到;有的是為了顯示身份,如小說家張天翼創造的著名典型——華威先生為了與眾不同,故意姍姍來遲。在這種情況下,領導應以身作則。這樣才能使會議有個良好的開端,也是提高會議效率的第一步。

2、聲音洪亮,語調多變

領導者在會議上講話,要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵里,這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮,不光是指音量,還包括說話應該有力度,吐字清楚,節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力,語調平鋪直敘,就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化,能表達出豐富的思想情感和觀點,使與會者在思想情感上產生一種共鳴,使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議,要求語調平緩、穩重;歡快、輕鬆的會議,要求語調輕快、隨意。

3、務必讓每個與會者都發言

務必讓每個人都參加討論,參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論,設法讓他在會上發言,明確表態。這樣,會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術,這種領導藝術能節省許多開會時間。

開會時私下交談只會引起衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在,可以把大家的注意力引起他身上,和藹地請他把所講的告訴大家。

4、應付分歧意見

對分歧不要視而不見,也不要設法迴避。承認分歧,並提請與會者注意。把分歧意見公佈於眾,供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方:「你到底站在哪一方?」然後再問:「你為什麼採取那個立場?」最後問:「你建議我們應做些什麼?」這樣,他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。

5、防止「冷場」

一發現要出現「冷場」,立即用評論、提問或解釋的方法,鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少,意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。

6、經常歸納提醒

開會時往往有這種情況:有時大家意見比較集中,而會議主持人卻不能及時總結,提請大家轉入另一項議題,出現了冷場,拖延了時間;有時在徵求大家意見時,有的人一聲不吭,有的人翻來覆去,談不到點子上,越扯越遠;也有時人們爭論不休,互不服氣。

歸納是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以

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