如果你準備批評別人，要注意以下五個方面的原則。
1.注意場合
批評時應考慮時間、場合和機會。假設一位管理者帶著部下到顧客那裡去訪問，當管理者發現部下在言談舉止上存在問題時，就不能當著顧客的面提出批評。這時候，最重要的還是要用高明的談話技巧，把部下的缺點掩飾過去。當沒有旁人的時候，在車上或回程的路上對部下提出批評，是絕妙的時機。
2.對事不對人
有人批評人時總是說：「從你做的這件事就能看出你這個人怎樣。」這是批評之大忌。批評時，只能針對事情，而不能針對個人的人格、品性，拿事來說人。
比如你可以這樣說：「比爾，根據往常的經驗我知道，你不至於犯這種錯誤，是否有什麼原因使你這次沒有作好充分準備？」這種氣氛有助於使對方認識到你不是在攻擊他的人品，不是批評他這個人，而是批評他的某項工作或某件事情。你把批評指向他具體的工作，就無損於他的整個自我形象。這種批評建立在友好的氣氛中，使對方感到無拘無束，欣然接受。用這種方法，在指出他人錯誤的同時實際上誇獎了他，使他得以重新樹立自我形象。
3.先讚揚，後忠告
批評的最終目的不是要把對方壓垮，不是整人，而是為了幫助他成長；不是去傷害他的感情，而是幫他把工作做得更好。
有的成功人士之所以善於運用批評，就是他們能採取先揚後抑的方式。比如：「小張，你的調查報告寫得不錯，你肯定下了不少工夫。同時，還有一個重要的問題你要注意涉及……」「小李，自從你調到這個單位來之後，你表現不錯，對你取得的成績，我非常讚賞。就是有一點我覺得可以做得更好，我也相信你一定願意改正的……」如果對方需要得到忠告批評，要從讚揚其優點開始。這種方式就好像外科醫生手術前用麻醉藥一樣，病人雖然有不舒服的感覺，但麻醉藥卻能消除痛苦。
從讚揚開始，以忠告結束批評，問題也解決了，感情也沒受到傷害，真是奇妙的方法。
4.縮小批評的範圍
人們犯錯時，受不了的是大家對他群起而攻之，因為這傷害了他的自尊，他也許會承認錯誤，但無法接受這種批評方式，這將使他對領導、對同事充滿敵意，一旦有機會，將以牙還牙。
如果我們希望自己的批評取得效果，就絕不能使別人反對自己。我們的目標是取得一些好的效果，或者使對方回到正確的軌道上來，而不是去貶低他的人格。即使你的動機是高尚的，是真心誠意的，也要記住，對方的感覺也在起作用。當其他人在場時，哪怕是最溫和的方式也可能引起被批評者的怨恨，不論是否辯解，他已感到他在同事或朋友面前丟了面子。對於一些過失，只要他認識到錯了，就沒有必要當著眾人的面要求他作出公開檢討，而只要在你的辦公室裡面對面跟他談，就足以使他反省了。任何具有上進心的人都不願犯錯誤，從他個人角度來說也是如此，何況我們的目的只是為了讓他改進工作，而不是貶低他的人格。
5.不要新賬舊賬一起算
話說三遍淡如水。要想對一個已知的過錯引起注意，一次提醒就足夠了，批評兩次完全沒有必要，而三次就成了糾纏。如果你被引發提起過去不愉快的事，或改頭換面地重談過去已犯的錯誤——揭人瘡疤，會令人不舒服。除非他又重犯類似的錯誤，否則，無緣無故地挑刺兒，他就會認為你對他抱有成見，或者別有用心。要記住批評目標：使這方面的工作得以改進，順利地完成任務。一旦這種錯誤得到糾正和解決，就忘掉它。一次批評，一次提高。當對方接受批評，取得了一定的進步時，他就已經在新的起跑線上。
批評不是存款，時間越久，利息越多。總是翻閱別人的老賬，嘮叨個沒完，於做事沒有絲毫的幫助。批評別人時，宜「就事論事」，不要新賬舊賬一起算。在交談結束時，說幾句「我相信你會從中吸取經驗教訓的」諸如此類勉勵的話，就會讓人覺得這不是有意打擊，而是變失敗為成功之母，不失為一次有益的經驗。這樣想過之後，他會鼓起精神，更加踏實地投入工作。
批評的話難免傷人，不要隨隨便便地批評他人，更不要不分輕重地批評他人，分清場合，把握分寸，照顧他人的臉面，才是批評的準則。