第七章 帶隊伍 規範的工作套路

聯想員工每天上班,基本的管理活動都有哪些呢?

把每天的工作內容作一個細緻的梳理,無非就是幾件事情:

·處理郵件:包括看郵件、寫郵件、整理郵件、清理郵箱等。

·處理電話:打電話、接電話。

·處理會議:作為主持人、參會人、旁聽人等各種角色參加公司內外部會議。

·處理PPT:在聯想,為某項工作準備方案,通常使用PowerPoint來做(簡稱PPT),這有助於理清思??、簡潔表達觀點。

聯想的員工就是這樣每天重複著以上的工作,從這些工作中我們可以總結出來,一個合格的聯想人必須具備:溝通能力、形成方案的能力和準備會議的能力。

應該說聯想的管理層每天都要參加各類會議,就是在各種會議中,聯想完成了各類管理活動、管理決策。

我們來舉個實際例子,每年3月,聯想都有一個年度評優工作,針對財年中工作出色的員工進行評比、表彰,接受這個任務之後,牽頭人做的第一件事情是:

需求挖掘。年度評優的客戶是誰?他有什麼需求?年度評優的客戶是以楊元慶為代表的公司。通過和楊元慶的直接溝通,牽頭人會得到楊元慶對本次年度評優的期望。有了客戶需求,接下來要做的就是:

準備方案。方案也叫策劃案,基本包括以下幾個內容:Why,為什麼進行評優;What,評優的獎項和標準是什麼;Who,評優團隊的人員組成有哪些,各個獎項的評委如何組成;When,評優項目的工作推進時間計畫;How,工作的步驟、流程、關鍵點、里程碑等;Howmuch,預算。方案的準備可以採用頭腦風暴、務虛會、策劃討論會等方式進行,發動團隊的力量來進行充分的策劃。方案準備結束之後,牽頭人需要做:

決策。與年度評優項目的決策人作溝通彙報,並徵求決策人對方案的意見和建議,最終確定評優工作的方案。特別要提出的是,一定要在方案中體現出今年的方案與往年的不同之處、創新之處,這已經成為聯想人內部的「潛規則」,如果今年沒有比去年進步,那這個策劃方案是絕對不可能通過的。決策過程就是一次會議的過程,通過會議討論確定最終方案。拿到最終確定的方案之後,牽頭人需要:

實施。實施的第一步是做實施分解案,使用的方法是任務分解法(work break down structure)。通常牽頭人會把所有方案主體的目標逐步細化分解,原則上要求每個任務分解到不能再細分為止,直到形成可以直接操作的活動,例如準備條幅、擬訂並發送會議通知等。實施的第二步是開團隊啟動會,將年度評優項目小組成員召集起來,開項目啟動及分工會,通過會議把最終決策的策劃案公布,讓團隊成員了解所有的策劃和決策細節,之後給各個成員分派任務,按照實施分解方案的具體內容,把所有的工作分配、落實到每個責任人的頭上。實施的第三步就是完成活動,把每一項實施方案的活動落實完成,這裡包括重要的評優現場會議、評優結果公布等關鍵的活動。實施的第四步是檢查,在每個重要的關鍵環節之前,檢查每個細節和準備情況,保證整體項目按計畫推進。在整個項目實施的過程中,不可缺少的會議就是「項目工作例會」,通過固定周期的例會,保證檢查到位、關鍵點監控到位、工作落實到位。實施工作結束後,項目組成員要在一起做:

總結。針對項目的得失成敗,作深入的總結,並形成文檔留存下來,為第二年的年度評優工作作好知識積累。總結也是通過總結會的形式完成,牽頭人作基本的總結,各個負責人作相應的總結。

以上5個工作步驟,是聯想人工作的基本套路,在需求挖掘、準備方案、決策、實施和總結的5個環節中,始終需要開客戶需求溝通會、頭腦風暴會、決策會、啟動會、實施分工會、工作例會和總結會等各類會議。所有這些會議保證了工作關鍵點的落實,保證了最終目標的實現。

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