第五章 沒有規矩,不成方圓——保證作戰有序 聯想的制度規範建設

楊元慶認為企業價值觀、經營理念乃至行為規則,要從小事抓起,潛移默化,潤物細無聲。嚴格認真、求實進取是聯想的文化,也是聯想人的工作作風。重視規則的執行力是公司生存的重要因素。有規則,執行就要徹底,做就要做好。員工沒有講規則的習慣,就反覆推行,堅持不懈;而對違反規則的,嚴格處罰。

楊元慶經常用行動來證明他對規則執行力的嚴格要求,這體現在許許多多的小事中。諸如公司推行整潔運動,楊元慶親自檢查;在員工行為規範文化活動中,楊元慶親自帶頭參與、帶頭做。

在廁所抓抽煙。規定辦公室不許吸煙。一開始,有些人不習慣、不自覺,躲在廁所里吸,楊元慶親自到衛生間查煙頭。自從開闢飲水間後,就有人把剩水、剩茶隨意倒在地上,楊元慶親自抓落實。

戴胸卡、抓衛生。針對公司內部產生的店大欺客現象,強調員工的行為規範。針對對待客戶投訴的尖銳問題置之不理的現象增多,針對各部門之間配合協調出現弱化現象,1997年聯想開展了一個員工行為規範的系列文化活動。對聯想人的形象和內部環境都做了要求。特別在一些小事和小的環節上,要求員工上班戴胸卡,上廁所要衝水等,作為規章制度明文要求,進行公布,所有人必須簽名保證。當時,弄了一塊黑板,大家都在上面簽名。楊元慶、劉軍等帶頭簽名。簽名一周後開始抓落實,發現衛生不好,胸卡沒戴,就要抓,通報批評。從此,內部環境改善了,強制行為逐步轉化為習慣,有時不戴胸卡反倒不舒服。同時,戴胸卡也培養了員工對企業的歸屬感。

著裝規範。聯想的著裝規範源於一個小故事。有一次,楊元慶參加投標,結果客戶放棄聯想而選擇了某國外品牌。楊元慶有點不服,因為他感覺無論從產品的性能、價格和服務等方面,聯想都比對手佔優勢。楊元慶非常疑惑地問客戶:「你們為什麼選擇××公司,而沒有選擇聯想呢?」客戶說:「其實也沒什麼,就是感覺人家的素質比你們高。」楊元慶又不理解了:「我們都是中國人,他們的素質怎麼比我們高呢?我們的學歷可不比他們差,他們的素質高在哪裡呢?」客戶解釋道:「你看人家,不管是冬天還是夏天,都穿著西服,看起來就比你們專業。」這番話刺激了楊元慶。他沒有意識到一套正裝會影響到一張早已成竹在胸的訂單。楊元慶回到聯想後就仔細琢磨這件事情,也試著把平常穿的休閑服換成西裝領帶,頓時就感覺整個人的形象不一樣了,確實讓人感覺很專業、素質很高。所以從此以後聯想就制定了員工著裝規範。其中最重要的一條就是聯想員工在會見客戶的時候,一定要著正裝。

發獎金要先定規範。1997年的時候,因為公司業務完成得好,公司準備給員工頒發獎金。負責公司內務的王曉岩拿著擬定的獎金分配表提交給楊元慶審批。楊元慶說:「今年的獎金就這樣發下去了,大家高興一場,那明年呢?你的獎金分配有規範,有制度嗎?」曉岩說:「沒有啊,以往都是領導決定的。」楊元慶接著說:「那你們就要先制定一個規範。」當時曉岩覺得很奇怪,把請示批了不就完了嗎,為什麼還要先定規範?楊元慶指出:「之所以要你現在制定規範,就是為了以後不用再請示。」曉岩只好回去,跟大家開會一起商量頒發獎金的原則、標準、流程等。最後花了兩個月的時間,確定了聯想獎金激勵制度規範。根據公平公正的原則,不僅考慮到1996年的貢獻,還考慮到1994年、1995年的貢獻。規範一公布就得到了員工的認可,真正地體現了「不看苦勞看功勞」的原則。其實每個企業在發工資、發獎金的過程中,都有相似的經歷,每個領導掌握的尺度是不一樣的,如果沒有一個公正的規範,員工就會感到不公平,認為是領導一言堂。經過楊元慶的幾次要求後,聯想就形成了做事的3條原則:

1.如果有規定,堅決按規定辦。

2.如果規定有不合理之處,先按規定辦並及時提出修改意見。

3.如果沒有規定,在請示的同時按照聯想文化的價值標準制定或建議制定相應的規定。

做任何事情,首先看看有沒有相關的規定,如果有的話,不用請示上級,直接處理;如果沒有規定,你就去制定;如果規定有不合理的地方,你就去修訂。聯想能發展到今天,確實是從人治到法治再到文化的影響,在這個過程中規範制度的建設起到了非常重要的作用。

修改禮品領用規則

某大區員工小張緊急拜訪客戶,急需領用一些禮品。按規定須領導簽字後,再到禮品管理員處領用。然而相關領導都不在,電話也聯繫不上,小張決定寫個借條先領出禮品,回頭再補辦手續。這下禮品管理員小王犯難了。給吧,違反規定,不符合做事三原則;不給吧,影響工作。思前想後,小王最終還是把禮品借給了小張。

看似簡單的一個問題,在幾個部門總經理、副總經理進行研討的時候,眾說紛紜,有說小王應該出借,有說小王不該出借。近期,職能部門總經理例會上對此案例進行了研討,並達成一致意見:在全力推進服務轉型的今天,希望大家努力提升服務客戶的能力,積極從客戶需求出發,推動組織、制度、流程的變革,更好地服務客戶。客戶需求面前,沒有什麼不可以變的!

處理完這個緊急事件之後,小王進行了深入的思考,他認為公司的領用禮品規定不能有效滿足部分客戶的緊急需求,因此他向領導反映了此事,申請修改流程,增加了緊急處理方式。

從這件事情上,我們進行思考,得出的結論是當我們的做事三原則與核心價值觀發生衝突的時候,做事原則要服從核心價值觀。小王在這個矛盾出現的時候,採用核心價值觀的標準指導了自己的行為。

會議紀要。開會要做會議紀要,不管是一般會議、例會,還是與客戶的會談,都要做會議紀要。原來開會,尤其是請客戶來開會,經常是大家談完就結束了。具體工作中有什麼問題,需要做什麼工作,是否需要跟蹤了解,會後不久就漸漸淡忘了,不僅造成工作的遺漏缺失,而且不利於對員工工作的檢查評估以及員工能力的提升。針對這種情況,各部門對聯想的管理制度進行了進一步的細化和完善,實施精細化管理。通過量化規定,任何會議必須做會議紀要,尤其是與客戶開會,不論討論任何問題,都要寫一個會議紀要。這樣做的好處:一是會上談了一些什麼問題,一目了然,有些問題,如果會談的人答覆不了,也便於會後去拜訪;二是對外展示聯想的企業形象:聯想做事認真、嚴謹、規範。

工作計畫性。員工要寫工作周報,每月寫月工作總結,每季度寫季度工作總結。季初要做工作計畫和重點工作的分解。剛開始大家比較抵觸,但經過實踐,從上到下,大家都感到這樣做的好處,要做的事情,不可能都記在腦子裡,通過計畫、總結,會有一個比較清晰的思路和工作目標。隨著工作實踐的延伸,大家逐漸習慣。

曾經有個管渠道的員工,突然想去上海拜訪兩位代理商。出差之前,他不向任何人打招呼,誰也不知道他去哪兒了,買張機票人就走了。上海平台也不知道他要過來,他便抱怨平台沒好好安排接待。而且到了上海之後才開始聯繫要拜訪的代理商,因事前沒有通知,代理商剛好在那段時間到外地旅遊去了。這個員工自己跑了一星期,浪費了時間,卻一件事都沒有做成。所以在聯想做事,有周計畫,有月計畫,有季度總結和計畫,包括出差計畫。銷售有銷售計畫,代理有代理計畫。這表明聯想注重培養員工的綜合能力和素質,多大的事,知道花多少精力去完成;清楚並能把握計畫、流程、投入的成本,應該達到的效果。如果平常不訓練,不養成規範的工作習慣,不僅會導致做事的效率低,而且一旦遇到大事就無法應付。

持之以恆地堅持規範管理,使得聯想在2004年的時候,全公司一共有219條規範,包括人力資源、市場、行政後勤、服務等方面,各個方面還有很多規定。比如人力資源有引進人才的規定、外籍人員的規定、回聘人員的規定、退休返聘的規定和內部舉薦的規定等。聯想的制度規範是非常完善的、系統化的。這些制度規範有不少是聯想自己從頭、從工作實際需要出發開始建立完善的,有些根本沒有榜樣、沒有範例,而是聯想根據不斷完善的處理問題三原則建立起來的。很多制度經歷了從無到有、從粗到精的過程。

聯想天條

天條對企業的管理,有很重要的作用,首先,天條可以明確地向員工告知:公司??能容忍的底線,作為公司最高「法律」,在員工一旦觸犯的時候,能「有法可依」;其次,天條很簡潔,容易被員工記住,所以在公司眾多的制度和規範中,一定要提煉出天條,並讓所有員工謹記在心。

比如,工薪保密這件事,要不要確定為公司的規定呢?工薪保密對民營企業來說應該是利大於弊。作為一個企業來說,它一定是把最有限的資源投入到最關鍵的地方上。通常一個人賺多少

上一章目錄+書簽下一頁