新聞發言人是國家、政黨、社會團體任命或指定的專職（比較小的部門為兼職）新聞發布人員，一般是該部門中層以上的負責人。新聞發布的職責是在一定時間內就某一重大事件或時局的問題，舉行新聞發布會，或約見個別記者，發布有關新聞或闡述本部門的觀點立場，並代表有關部門回答記者的提問。新聞發布是一項專業性很強的工作。從國外的經驗來看，合格的新聞發言人都有在政府和媒體長期工作的經驗，需要接受新聞學、傳播學、社會心理學、語言學、修辭學和管理學等方面的專業培訓。比如，在美國，從艾森豪威爾執政時代開始，白宮歷屆新聞發言人中有85％是新聞記者出身或是在媒體工作過，而在近30年來，這個比例幾乎是100％。
資料鏈接 新聞發言人應對媒體的成功秘訣
（1）立場堅定；
（2）準備充分；
（3）反應迅速；
（4）形象端莊；
（5）表述清晰；
（6）掌握分寸；
（7）採取開放的態度；
（8）知錯認錯；
（9）加強內部溝通；
（10）對負面消息開誠布公。
當前我國政府部門的新聞發言人大體上有三種來源：一是主管領導，如有的地方要求出任新聞發言人的必須是該部門的「二把手」；二是秘書長、辦公廳主任等「總管式」人物；三是宣傳部門的負責人。其中第二類人選是目前各級政府部門新聞發言人最主要的來源。選擇以上三類人員從總體上說是符合中國國情的，也基本能夠滿足現階段對新聞發言人的要求。但從長遠看，其缺陷也是顯而易見的。這三類人員大都是官員出身，少有媒體的實際工作經驗，這與新聞發言人專業化和規範化的要求尚有一定距離。毫無疑問，新聞發言人是新聞發布的「主角」，然而，唱好這個「主角」，也不是那麼容易的，需要在多個方面加強「修鍊」。
第一，提升大局意識和政策水平。國務院新聞辦公室主任趙啟正同志認為，對於新聞發言人來說，內知國情，外知世情，這是最重要的，口才和技巧還在其次。很多人把發布的準備功夫大量放在了發布時的表情、答問的技巧等方面，有些本末倒置。發言人第一位的要求，就是準確，此謂根本；在此基礎上，表達和技巧越嫻熟越好，是謂「根深葉茂」。準確，就要知大局，懂大局，胸有全局。這不是靠「抱佛腳」可以拼出來的，要靠平時大量的學習和積累。要深入學習研究黨和國家的方針政策，本地區黨委、政府的中心工作和重要決策，以及發言人被授權發布的領域內的專業政策，不僅要知其然，還要知其所以然，不僅知現狀，也要知歷史、知發展，真正融會貫通。只有這樣，才能面對各種問題，做到胸有成竹。
第二，提升角色意識和語言水平。準確把握定位十分關鍵。定位不準，會導致發言人角色偏差，出現越位或者不到位。政府建立新聞發言人制度，是通過這一機制發布消息、宣傳政策、解疑釋惑、澄清事實，切實保障公民知情權，起到服務大局、引導輿論、塑造形象、溝通大眾的作用。由於這一定位，發言人就要發布政策、解釋政策、引導輿論、澄清事實，維護政府形象和聲譽，不失原則和立場。定位準確了，發言人個人準備的重點也就清楚了：哪些是必須了解的，不了解就影響發布質量和政府形象。當然，語言水平的提升對於新聞發言人的重要性不言自明。
資料鏈接 楊大使的絕妙比喻
2001年，中美髮生撞機事件後。中國駐美大使楊潔箎接受記者採訪回答問題時，記者問，美方只是要求中方返還24名機組人員，但中方在道歉問題上糾纏到底意味著什麼？
楊大使答：這一事件完全是美方造成的，美方應負完全責任，應向中國人民解釋並道歉。就拿美國舉例來說，有一個家庭，他的房子的前院有一伙人總是在他家門口的街上開著車徘徊，他們不進他家的院子，但就是日日夜夜，月月年年地在靠近前院的地方開來開去，這個家的人出來查看是怎麼回事，結果家人的車子被毀，人也失蹤了。我認為，這家人有權問到底發生了什麼事？有權做一些檢查和調查。你是否認為這一道理成立？如果你認為這一道理成立，我想你能作出非常公正的判斷，到底該怪罪誰。至少你應該說聲「對不起」吧。車也毀了，人也失蹤了，可你只說一句事件就是這麼發生的，夠嗎？
第三，提升誠信意識和「控場」水平。新聞發言人應該誠實。作為一級政府或政府部門的代言人，要通過你樹立「責任政府、服務政府、法治政府」的形象，因此你在公眾面前的誠實表現是一個基本分。要讓媒體和公眾了解你、理解你並認同你，需要一個過程。在這個過程中，誠實就是催化劑。有些問題你可以不說，但你所說的，必須是真實的。否則發言人失去誠信，意味著政府可能因此失去公眾的信任，從而使政府形象受到損害。
發言人要學會控制場面。在發布會前，對發布和答問將要涉及的內容要認真、紮實、細緻、深入地準備，儘可能做到爛熟於胸，這樣在發布和答問時才能遊刃有餘，切不可以為掌握了一些小技巧或準備了一些口徑就可以應付過去了。發布會開始後，不能目中無人，自說自話。會場動態是你一定要時刻關注的。要尊重記者，以平等的態度對待每一位記者。要很好地掌握髮布會的局面，除了會前注意與記者的溝通外，還要把握好平衡度、收放度。在發布時，要善於找到平衡點，考慮到各方需求；在回答問題時，也要掌握平衡和全面，還要善於把握會場動態，善於呼應發布的主題。點請記者提問也要注意平衡，國內記者和國外記者、本地媒體記者和中央及兄弟省市媒體記者、會場前排和後排的記者、左面和右面的記者都要照顧到。還要把握好回答問題的寬泛度和深度的關係。既不能為怕出錯而守口如瓶，也不能樣樣和盤托出。
第四，提高形象意識和「臨戰」水平。當新聞發言人就要「由人評說」，因而不僅要注意語言，「更要注意非語言符號的把握」。從著裝上的一些細節上更能準確地判斷一個人。新聞發言人形象總體要求是國際化、民族化、個性化。但是，一個良好的新聞發言人的形象，是需要設計和演練的。著裝除了要找到適合自己的那一款，還要知道服裝細節代表的含義。
在發言人制度建立起來後，一個普遍存在的情況是，各級政府發言人缺少實踐的機會。所以，當他們面對鏡頭和眾多記者的提問時，顯得比較拘謹和不自信。不斷尋找各種合適的機會，提高「臨戰」水平，面對媒體時就會更為自信、更有把握。
第五，提高團隊意識和合作水平。新聞發言人的個人準備要和發言人工作班子的集體準備有機結合起來。發言人作為工作班子的領頭人，要組織工作班子的全體同志提高團隊意識，加強政策理論學習，引導大家重視研究現實問題，強化與政府部門和媒體的聯繫，整合多方信源，提高輿情研判能力，建設學習型的工作團隊。只有這樣，才能更好地做好新聞發布的準備。
應該在建立和完善新聞發言人工作小組工作機制的基礎上，提高發言人與人合作的水平。一要建立和完善輿情跟蹤分析機制。主要工作是即時收集網路、媒體和記者關注的熱點信息，加以研判分析，為新聞發布和回答記者提問提供參考。二要建立和完善發言人工作小組日常工作機制。工作內容包括記者來電接聽、發布會策劃組織、發布稿起草和應答口徑準備等。三要建立和完善信源整合機制。主要是收集政府各部門可供發布的信息、與有關委辦局擬訂發布口徑等。四要建立和完善發布後評估機制。在新聞發布會後，收集國內外網路、媒體登載刊用情況，分析發布效果，為進一步改進提高提供科學依據。