從語音信箱的留言往往能判斷一個人的性格。假如有個人的答錄機說，「嗨，我現在不在，不過反正你大概也不想跟我說話。嗶。」你會不會懷疑這個人有自卑情結？
另一個人的答錄機說的是，「喂，你聽到的聲音是我們家德國獵犬『阿狼』的叫聲。它非常兇狠。請在嗶聲之後留言，嗶。」你會不會懷疑這個女人擔心小偷闖進她家。我們大部分人並不會刻意錄些信息，將個人生活或性格表露無遺。然而，透過語音信箱，人們還是可以聽出些蛛絲馬跡。
如果想讓人覺得，你對你的專業駕輕就熟、了如指掌，這裡有個秘訣：請每天更換答錄機里的信息。研究顯示，對方如果每次打電話來所聽到的留言都不同，他們會覺得電話的主人比較聰明，比較有效率。在適當的情況下，也可以告訴來電者，你現在人在何處，預計什麼時間回來。如果有些客戶你必須保持聯絡，這一點非常重要。
另外要記得，留言必須簡短。有的人固然每天更換留言，可是內容過於冗長。我有個同事叫做丹，他也是職業演講人，每回只要有人打電話來，他就用充滿磁性的聲音，強迫別人聽他當天的感想。
「你好，我是丹，以下是我的每日充電小妙方。」（他清清喉嚨，隨即展開電話演說，）「今天是不是有人說話冒犯了你？那有什麼關係？那是對方的問題。」（然後他停下來，製造戲劇性效果。）「是不是有人不懷好意地看了你？那有什麼關係？這也是他們自己的問題。」（他再度停下來，以便讓聽的人沉住氣想想。）「放下你的暴躁、憤怒和怨恨，以理智取而代之。冷靜下來，將這些生活中小小的不如意等閑視之。專心一意地想想如何達成目標，如何努力向前。再一次提醒你，我是丹。」（我很訝異他居然沒把他經紀人的電話號碼告訴來電的人。）「請在嗶聲之後留言，祝你有個美好平和的一天。」
我第一次聽到丹這篇「激勵人心」的留言時，它的長度只令我稍稍不快。第二次，我發覺自己，一邊等丹的留言結束，一邊忍不住心跳加速，血脈賁張。到了第三次，他的留言像是沒完沒了，我心裡充滿了「暴躁、憤怒和怨恨」。我根本無法「等閑視之」，也無法「專心想想如何達成目標，如何努力向前」。我只想朝他臉上用力揍一拳。電話答錄機留言的目的並不是用來激勵人心或炫示你的成就。
我們永遠不曉得答錄機里的留言會如何影響別人。所以最好的方式是，盡量讓言詞保持中立、友善，經常更新，並簡短扼要，以低調為佳。切勿吹噓，切勿班門弄斧，也別弄些怪聲怪調。
如果你想給人理智、可靠的印象，留言要簡短、友善。不要有音樂，不要講笑話，也不要試圖激勵人心，不要吹噓炫耀。還有個秘訣：每天更換留言。你的留言不一定要完美無瑕。一聲咳嗽或短暫的結巴反而讓人覺得比較可愛不做作，更有親和力。