八月十九、二十日這兩天，聯合艦隊和第一航空艦隊各航空參謀以及第十一航空艦隊首席參謀部集中在軍令部，就航空方面的戰備問題同軍令部進行磋商，並得出了如下的結論：
一、九月一日發佈戰時編制命令時，要增強第一和第十一航空艦隊的兵力。
二、第十一航空艦隊於八月底結束在中國的作戰，撤回本國。
三、把第一和第十一航空艦隊的戰鬥機逐步更新為「零式戰鬥機」。更新時要優先考慮第一航空戰隊（航空母艦「赤城號」、「加賀號」）、第二航空戰隊（航空母艦「蒼龍號」、「飛龍號」）、台南和第三航空艦隊（航空母艦「鳳翔號」、「瑞鳳號」）。
四、把第五航空戰隊（航空母艦「翔鶴號」、「春日丸」，但到九月下旬調整為「翔鶴號」、「瑞鶴號」，原「春日丸」編入第四航空戰隊）加入到第一航空艦隊（當時的編制包括第一、第二航空戰隊和第四航空戰隊——航空母艦「龍驤號」）中去。
五、在第一航空艦隊物色一個適當人選，以便參加整個航空隊的統一訓練，並任命他為第一航空艦隊所屬整個航空隊的指揮官。
（第三航空戰隊參謀淵田美津雄少佐被選為擔任這一指揮官，八月二十五日任命他為「赤城號」上的航空隊隊長。）
二十二、二十三日兩天，參謀本部在部長會議上對《帝國國策施行要點》進行了研究，最後決定在決心同美英作戰的情況下進行戰備，並於二十三日晚將這一決定通知了陸軍大臣。
就這樣，參謀本部的意見定了下來。但以杉山參謀總長為首的一部份人，對這一意見能否同海軍方面或政府的意見相一致表示很大懷疑，他們內心擔憂這不是成為參謀本部「自以為是的方案」了嗎？
二十六日，聯絡會議通過了近衛首相致美國總統的覆電（所謂《近衛信件》）。這一覆電當天就拍發給野村大使。
二十七、二十八日兩天，召開了陸海軍的部局長會議。其間，陸軍為了進一步表決心，把海軍的原來方案中「決心作戰」這句話修改為「在決心作戰的情況下」；而海軍再把它修改為：「在不辭進行作戰之決心下」。如此等等，雙方在文字表達上一再進行協商，最後商定於三十日根據雙方一致同意的措詞把《帝國國策施行要點》的底稿定下來。
當陸海軍致力於協商上述文字的表達時（華盛頓時間二十七日），野村大使拜訪了赫爾國務卿，遞交了《近衛信件》，並要求會晤羅斯福總統。
二十八日上午十一時，野村訪問了白宮（赫爾也在座），把《近衛信件》和對美國八月十七日建議的答覆（美國方面已於八月二十六日通過「魔術」將其破譯）親手交給羅斯福總統。《近衛信件》的要點是：
按過去想法行事，已不適應目前急劇發展並有發生意外事態之虞的局勢。當務之急是：首先舉行兩國首腦之直接會談，而這一會談不必拘泥於過去事務性之磋商，要從大局高度來討論日美兩國間存在之涉及太平洋方面全部重要問題，探討有無挽救時局之可能性。……我方希盡快會晤，會晤地點經多方考慮，以夏威夷附近為宜。另外，對美答覆的要點是：
一、日本一俟日華事變獲得解決或遠東和平得以實現就撤兵；
二、日本進入法屬印度支那並非準備南進；
三、只要蘇聯不發動進攻，日本就恪守日蘇中立條約。
這就是說，日本已不再向前推進，希望美國同意舉行首腦會談。
在這天野村和羅斯福會晤時，野村對羅斯福的態度和所講的話，得到的印象是：總統仍打算同近衛首相舉行會談。
「將軍，近衛公爵的信件實在是好，令人感動。然而，正如你和赫爾國務卿會談時日本進駐法屬印度支那的情況那樣，我和公爵會談時，難道日本就不會進駐泰國嗎？」
「不！總統，我確信那種事情絕對不會發生。」
「我想同近衛舉行三天左右的會談。」
「那麼，地點定在夏威夷行嗎？」
「不行，夏威夷不好。因為在國會裡接連著要通過一些法案，而根據美國憲法規定，對通過的法案必須在十天以內簽字。簽字是總統的職責，不容許由副總統代簽。如果會談地點定為夏威夷，就非要三個星期不可。要是定在朱諾（阿拉斯加）的話，到西雅圖需要三天，再從那裡到朱諾估計需要兩天，會談四天，即使這樣計算，也需要兩個星期時間才能達到目的。」
「目的是舉行會談，地點是次要的。這個問題我將同東京聯繫，我覺得會談日期還是盡快定下來為好。」
「我也這樣想……可是，公爵會講英語嗎？」
「會講英語。」
「那太好啦。」
於是，野村以為「已經不成問題了」，旋即在二十九日發出的電報中談了他「本人為使首腦會談取得成功需要注意的幾點想法」：
一、會談地點雖然希望定在夏威夷，……但也要作好同意定在朱諾的準備；
二、會談日期定為九月二十一日至二十五日；
三、參加會談的人數在二十名以內，由外務省、陸軍省和海軍省以及大使館、領事館各派五名組成。
四、如果近衛公爵想乘軍艦前往，則大約需要十天時間；
五、發表會談的消息需要雙方互相商量，但本人認為在近衛公爵啟程以後發表消息為宜。
日本政府接到野村拍來的這一電報後，便為首腦會談的召開作了準備，並著手安排船隻（「新田丸」）和挑選隨行人員（陸軍方面為土肥原賢二大將，海軍方面為吉田善吾大將）。當時手忙腳亂的不光是東京，就是正在華盛頓任海軍助理武官的作者，也趕緊派出書記員前往美國政府印刷局索取朱諾的海圖以及有關朱諾附近的航道資料，著手進行首腦會談的準備工作。
從日本啟程，由於續航能力、居住設施和無線電性能等原因，恐怕還需要配備兩艘重型巡洋艦。艦船停靠在什麼地方？用什麼方法同日本軍艦保持無線電聯絡？怎樣補給燃料？這就要查閱海圖和航道資料，並對此進行一番研究。
話題還要回到二十八日的白宮會談上來。通過會談，野村感到籠罩在太平洋上空的烏雲已有一角露出了陽光，他的視野也開闊了一點。野村以高興的神色同總統和赫爾緊緊握手告別後走出了白宮大門。這時，正守候在那裡的新聞記者立即把野村圍了起來，並向這位海軍將領身份的大使提出了一連串的問題：
「將軍，今天的航海很順利吧！？」
「何以見得？」
「看上去你好像在艦橋上吹口哨，不是很高興嗎？」
「我在任何場合下都不會哭喪著臉，因為我是一個軍人嘛，哈，哈，哈！」
「總統身體好嗎？」
「非常健康，很愉快。』
「那麼，你們今天談了些什麼？」
野村落入了圈套，他脫口而出地說：
「剛才我已把近衛首相的一份信件交給了總統……」
這樣一來，外國報紙馬上就大書特書起來。野村當然不會透露信件的內容，但是記者卻反而憑著他們固有的直覺進行了大膽的猜測。結果此事很快傳到了日本，雖然國內禁止報導，但不知不覺地也讓國內知道了這件事。在外國人的心目中，它大概已被看成為「日本在向美國求饒了」。但它對日本國內那些暫時偃旗息鼓的親軸心國派或一夥右翼分子來說，卻成了一份不可多得的好材料。
「停止近衛的軟弱外交！」這類反美言論又開始氾濫起來。野村也受到了豐田外相的責備：
「由於你的疏忽，讓國民知道了向美國轉交近衛首相信件這件事，而那伙懷疑日美之間進行非正式談判的人開始打著三國條約的旗號大聲叫嚷起來了。
「就在國內這種混亂達到頂點的時候，《先驅論壇報》記者弗萊謝爾寫了一篇與建議首相和總統舉行會談這一流言蜚語有關的報導。這篇報導正如貴大使完全可以想像得到的那樣，即使作最謹慎的估計，也是一件不幸的事。」
當時曾發生過這樣一件事。一天早晨，近衛首相像往常一樣乘著汽車駛出首相官邸。就在這個時候，一個暴徒埋伏在甲州大街拐彎處竄出來擋住汽車，汽車剛一停下，這個暴徒立即靠攏過來，乘勢跳上了汽車踏板。一名擔任警衛的警察跑過來把他拖了下去。經過搜身後，發現這個暴徒的西裝褲袋裡藏有一把匕首。
二十九日，海軍方面再次通知陸軍：
一、要在不辭進行作戰之決心下做好戰備；
二、決心於十月中旬開戰。
次日，三十日下午，陸海軍召開部局長會議，終於就國策施行要點草案取得了一致意見。這樣，陸海軍有關人員之間歷時十幾天的爭議總算結束了。
九月一日，海軍下令全面實行戰時編制。
一九四○年八月以來，局勢日趨緊張，直至九月一日為止，艦艇部隊已把占戰時年度總計劃百分之九十以上的艦艇編入了聯合艦隊，使其保持應變態勢。通過去年十一月出師準備第一步戰鬥行動，徵