事有輕重緩急之分，必須能搞清楚事情處理的先後順序，才能有效提升做事效率，達到事半功倍的成效。
之一事先擬定方針
每次跟朋友聊天，有些朋友總是對我的工作感到疑惑？
疑惑什麼呢？不是我長得三頭六臂，也不是我生得英俊非凡，而是同樣一天二十四小時，除了負責出版社的工作外，為何我的寫作速度如此之快？
說穿了，不是我擁有什麼特殊的天賦異稟，只能說我比較注重做事效率，以最少的時間達到最大的效果。
那麼，如何讓效率發揮到最好的功能呢？
其實很簡單，就是不斷地充實自己，改善自己的工具，才能收到事半功倍的成效。
有個伐樹工人，身體非常強壯，而且勤勞工作，每天至少工作十多個小時。可是，他發現自己的伐樹數目卻日漸減少，不禁開始擔憂自己到底出了什麼問題？
他想，一定是自己的工作時間不夠長，所以伐樹的數目才會減少。於是，他除了睡覺和吃飯外，其他的時間都用來伐樹，但是似乎於事無補，他愈這樣做，每天伐樹的數目愈是有減無增。
慢慢下來，他更加懷疑自己的工作能力了。
有一天，朋友看見他滿臉愁容，關心地問：「你為何悶悶不樂呢？」
伐樹工人回答說：「我對自己失去信心了，以前我每天可以伐樹十多棵，現在每天在減少，但是我真的沒有偷懶，而且還增加工作時間，我真不明白為何會這樣？」
朋友瞧了瞧他，再看看他手中的斧頭，心有所悟地說：「你是否每天用這把斧頭伐樹呢？」
伐樹工人認真地說：「當然啦！這是我從開始伐樹工作以來，一直不離手的工具！」
朋友笑笑說：「你有沒有磨利這把斧頭才使用它呢？」
工人回答說：「我每天辛勤工作，伐樹的時間都不夠用了，那有時間去磨利這把斧頭。」
朋友立刻說明：「你可知道，這就是你代樹的數目每天遞減的原因了，如果你沒有先磨利自己的工具，又如何能提高工作的效率呢？」
所謂「工欲善其事，必先利其器」，講得正是這個道理。
事實上，很多人就像這位伐樹工人一樣，雖然每天很邁力工作，可能連休息的時間都少的可憐，但做出來的成果卻不盡理想，說不定遺每下愈況，愈來愈糟糕。
為什麼會這樣？有時候，並非自己的能力有問題，而是用錯了方法，或者忘了調整做事的方向，以致於白白浪費寶貴的時間。
所以，當我們做任何事之前，最好能事先擬定方針，明白什麼事必須先做，什麼事可以緩緩，如此一來，才不會造成事情處買的混亂。
事有輕重緩急之分，必須能搞清楚事情處理的先後順序，才能有效提升做事效率，達到事半功倍的成效。
之二妥善做好時間分配
很多人做事缺乏效率？真正的原因不是能力比別人差，而是光說不練，懶得付出實際的行動。
就像有人覺得時間不夠用，也有人認為時間太多不知該怎麼用，不管是不夠用或太充足，都表示自己不能操縱時間，而是受到時間的擺佈。
做事的效率也是一樣，缺乏周詳的規劃和具體的行動，什麼事也不可能做好，更別說是獲得成效了。
美國羅斯福總統，每天精神飽滿，看起來非常有活力。喜歡以競賽方式做事的他，完全出於自動而非被動，主要是他會把要做的事記錄下來，支配在什麼時間內做什麼事。
按照排定的行程，務必在規定的時間內辦完，而且不縱容自己讓事情拖延下去，這正是羅斯福對自己的一貫要求。
即使當上了總統，從早晨九點鐘和夫人在白宮草地上散步，到晚間招待賓客進餐為止，沒有一分鐘一秒鐘停止他的工作，或者浪費他的時間。
周密計劃自己的工作，分辨出何者重要，何者應先辦，何者可稍緩，正因為對所需的時間都安排估計，因此做起任何事來才能有條不紊，這正是羅斯福成功的祕訣。
其實，每個人的時間都是一樣的，一天二十四小時，沒有誰的時間比誰多，但為什麼有人的效率很好，有人卻永遠不夠效率呢？最主要就是缺乏時間管理，也就是沒有好好把握時間。
好比說一個人必須到銀行存錢、買東西、寄信等做很多事，但只有三個小時，這時應該怎麼做？有一種人會先安排路線，利用一次的時間辦完：但另一種人是隨心所欲，想到什麼才做什麼，結果事情永遠辦不完。
天才發明家愛迪生說：「聰明人的時間是因他的思想而延長，愚人的時光則因他的感情而延長。有一種人的時間之所以延長，是因為他們不知道用它來作什麼，另外一種人的時間之所以延長，是因為他能以有用或有趣的思想來分辨它的每一刻，換言之，是因為有一種人常望它過去，而另一種人卻能享用它。」
本末倒置，不事先做好規劃和準備，然後才臨時抱佛腳，如何不浪費時間呢？當然也得不到應有的效果。
作家泰斯特菲說：「要知道時間的價值；攫取、佔有及享用它每一刻。——不偷懶，不怠惰，不延宕。——今天能做的事，永不延至明天。」
沒錯，妥善做好時間分配，該做的事決不拖延，到時候才不會手忙腳亂，連喘息的時間都沒有，還有一事無成。
之三使問題簡單化或具體化
很多時候，我們認為自己非常努力去做了，但獲得的成果卻十分有限，甚至不成比例。
當辛苦的付出與回饋相差過大時，這表示自己需要好好檢討了，到底問題的癥結出在哪裡？是人為的因素，或是外力的影響。
當然，尋求解決的方法是必須的，畢竟人有許多的盲點，如果不能好好想清楚，就會愈陷而愈深而不自知。
有一次，美國太空總署向全國徵求在太空中倒著寫都不會斷水的筆。之後，全國各地的來信如冰雪紛飛，什麼奇怪的花招、建議，都沒有解決太空總署的需求。
後來，有個小孩寄了一張明信片，上面寫著：「你們試過鉛筆沒有？」
天啊！從一般人眼中認為是非常複雜的事，結果在一個小孩看來，卻是用最簡單、純真的方法解決掉了。
可見，有時我們做事缺乏效率，不是能力出了問題，而是想得太過複雜了，以致於剪不斷，理還亂。
美國電話電報公司總經理傑福特，在擔任副經理的職位時，以前的經理梵爾，有一天早上打電話給他，囑咐他撰寫電報技術的文章，由於並沒有指示十分清楚，而電話就斷線。
傑福特雖不太明瞭梵爾的意思，然而他知道他向來不喜歡囉唆，所以不再詢問清楚，決定由自己主張。
當傑福特收集相關的重要資料，並命令職員統計每天公司中發報的可能次數，和實際上所發出的次數。
第二天早晨，他將報告請梵爾經理核閱，梵爾對這種統計相差甚遠，認為可能資料有誤，但經他重加統計，確定並沒有錯誤，原因是在未能盡電報機的效用。
因此，傑福特建議設法招來營業，增加發報次數，不久他想到招來的方法，就是創辦夜報，而在夜間發電報的定價比白天便宜。
傑福特擅長將抽象問題具體化，他說：「使知識清晰確實可幫助記憶，可使記憶的知識適當運用，否則即使多記知識，也是徒然。」
所以，不管做任何事，關鍵在於能否使問題簡單化或具體化，而不是變得更複雜難解，才能一針見血，達到最有效的成果。
記住：讓效率簡單一點，成果就會更豐富一點。
簡單VS豐富
＊事有輕重緩急之分，必須能搞清楚事情處理的先後順序，才能有效提升做事效率，達到事半功倍的成效。
＊妥善做好時間分配，該做的事決不拖延，到時候才不會手忙腳亂，連喘息的時間都沒有，還有一事無成。
＊不管做任何事，關鍵在於能否使問題簡單化或具體化，而不是變得更複雜難解，才能一針見血，達到最有效的成果。