1951年6月30日（星期六）下午，在東京美國遠東海軍司令部的辦公室里，美國遠東海軍司令特納·喬埃海軍中將正與前海軍司令部的首長薛曼將軍閑談。雙方的話題一再涉及到朝鮮停戰談判問題。談話間，喬埃的副官進來報告，說李奇微將軍傳見喬埃。
聞聽傳見，喬埃立即起身前往第一大廈晉見李奇微。李奇微直率而爽快，他開門見山地對喬埃說：「我要你做我停戰談判的高級代表。」
喬埃聽後略顯驚訝。他沒想到此事會來得這樣快，更沒想到此項重任會落到自己頭上。但喬埃還是以軍人的方式接受了這項命令。他感謝李奇微對他的信任，並向李奇微表示：「保證必竭盡所能執行使命。」
此後九天，喬埃首要的任務便是認真理解和掌握美國在談判中的基本立場和追求的目標。這就是：「停戰是軍事問題，需要一種軍事的解決，與一般的和平條約不同。軍事的現實情況，使作戰雙方尋求停止衝突的方案，而停戰協議的條款必須反映出軍事的現實情況。任何分開兩敵對部隊的非武裝區，自需以雙方的陣地為基礎。除此之外，別無恰當的地點，如欲以人為的緯度線為依據，則更不能自圓其說了。我們並且要獲得保證，一旦簽訂了停戰協定之後，衝突就不再發生。」
「……我們要求獲得保證，停戰條款必須一一實現。這就須要組織一個軍事視察團，在聯合停戰委員會之下工作，它可以到韓境任何一地方視察。」
「因為停戰只是停止衝突而已，在停戰時期也像在作戰時期一樣，我們首要的顧慮是我們的部隊的安全問題。我們自應有防禦陣地以策安全。當然同時願意敵人也有他們的防禦陣地。」
「最後，我們希望戰俘問題能得到最好的解決。」
喬埃做的第二件事是遴選另外四位代表。喬埃推薦他的副參謀長奧爾林·勃克少將為談判代表；另外，美國遠東空軍司令推薦他的副司令勞倫斯，克雷奇少將；第8集團軍范佛里特推薦他的副參謀長享利·霍治少將和南朝鮮第1軍軍團長白善燁少將為代表。這些人選均經李奇微批准。同時，確定了美國空軍上校安德魯·肯尼、美國陸軍上校詹姆斯·穆萊、南朝鮮軍中校李樹榮擔任聯絡軍官。
隨後，喬埃還主持草擬了談判議程，並商討了會議間可能發生的種種問題等。當時，美方還是假定談判將在元山的丹麥船上舉行。所以，當喬埃在第一大廈進行會議準備的時候，另一方面，還擬調一支艦隊準備集中元山，以供代表團的居留食宿等等。臨時從統帥部及作戰部門調來的官員，是喬埃談判班子中的主要構成人員，他們正忙於將種種可能辯論的問題進行對策性研究。
美方在接到朝中方面建議以開城代替元山為談判地點的消息後，李奇微便親自主持召開會議，認為，開城地處三八線以南，實際為朝中方面所控制，因而無論在行動上，還是在宣傳上，都對美方不利。但在韓國境內，可作為談判的地點實在太少，開城既被認為無人地帶，其位置也不致受到戰爭的嚴重影響，出入亦無多大困難，因而也是可以接受的。
會場地點既然由海上改為陸上，於是美方曾考慮到是否另派一位陸軍將領充當首席代表。但由於李奇微對第8集團軍所要應付的局面尚沒有底數，不想削弱他戰地司令的陣容，所以談判代表一職仍由喬埃擔任，不作變更。
10月9日，喬埃與李奇微同機飛往漢城。途中，喬埃擬定了分工合作計畫：霍治主持非武裝區問題；克雷奇負責停火及停戰具體措施的意見；勃克處理有關戰俘的事項。美方代表團的代表或工作人員如有意見和建議，先經過上述各小組組長後，再提交喬埃。
喬埃並決定，凡是美方在會議間提出的東西，必須最大限度的用事前準備或席間臨時書寫的書面文件；對所提出的論證或反駁必須經過慎重的思考；尤其重要的，從頭至尾都要有記錄。
李奇微與喬埃一行到達漢城後，又轉乘直升飛機抵達汶山。美方代表團的營地坐落在一片蘋果園中。作為一種待遇，喬埃的兒子、美第10軍通信連中尉鄧肯也被臨時調到營地擔任電話接線員。
喬埃住在用兩頂篷布搭成的一個長方形的營帳中，裡面放著一張可以摺疊的桌子、兩把椅子、一個洗臉架、一張掛著蚊帳的行軍床。陸軍一等兵錢德威奉命做喬埃的勤務員。
代表團的代表和工作人員，各人把住處安定之後，即聚集到一個作為會議室的營帳中，為第二天的會議做最後的準備。李奇微對代表團人員作完指示後，即赴漢城同新聞界見面。
由於談判期間，喬埃仍需執行遠東海軍司令的職務，所以美方代表團中，海軍人員居多，以協助喬埃兩方面的工作。
一星期之後，代表團駐地的人員增加了三倍，其中，軍官75人、士兵達300餘人。
此間，從6月上旬開始，在中國、朝鮮、蘇聯三國政府協商談判問題的過程中，朝中方面即從談判方針、談判人選及會議組織等各方面進行準備工作。6月底和7月初，毛澤東與金日成、彭德懷通過電商，就談判人選及談判的組織領導問題達成一致意見，並在關於停戰談判朝中方面所提建議問題的基本主張上也獲得了一致。
7月8日上午9時，為安排正式談判的籌備會議在開城召開。中朝方面出席的是張春山、柴成文、金一波、畢季龍、都宥浩「聯合國軍」方面出席的為美國空軍上校安德魯，肯尼、美國陸軍上校詹姆斯·穆萊、南朝鮮軍中校李樹榮和朝文翻譯恩德·伍德、中文翻譯凱瑟·吳。
會議確定，正式談判的第一次會議於1951年7月10日上午10時在開城來風庄舉行。