電話，作為信息的載體之一，由於它具有傳遞迅速、使用方便、失真度小、效率高等優點，已成為越來越多的人須臾不可離的通訊工具。幾乎每個正常人都會使用它，但又並非每個能打電話的人都真正懂得打電話的要訣。打電話是通過有線電來說話，比平日交談更多地受到時空的限制。這就有它的特殊性。下面歸納的幾點，或許會給平時打電話不太注意方式方法的疏忽者以有益的啟示。
打電話的語言就是應該刪繁就簡，言簡意賅，恰到好處。能用一個字表達清楚的決不用兩個字。如：「我是。」只要說出自己的名字，對方就清楚你是誰，沒有必要再冠以單位及其他限制詞。但當你往一個不太熟悉的單位打電話時，就不要直接說：「我是老張，找小李接電話！」你是哪個老張？找男小李還是女小李？由於對方不知道你的情況，當然會讓對方糊塗。同樣，更不能在電話接通後，還沒有互報姓名就直接陳述具體事宜，這肯定會使對方丈二和尚——摸不著頭腦。切不可自以為對方會知道你是誰，殊不知對方一天不知接多少個電話，也不止一個像你這樣的同性朋友。與其讓對方費神琢磨猜測，不如你直接道明，兩不誤事。從總體上看，這也應視為一種精鍊。
打電話要求語言準確還要注意防止另外一種情況，如：「你是哪裡？」「你要哪裡？」「你是誰？」「我是我。」等等，問者不清，答者不明，或者故意搗蛋，或者遮遮掩掩，造成雙方不悅，影響進一步溝通。像大家都熟悉的相聲《打電話》中那個出名的「啰嗦」，自己握住話筒十多分鐘，一件雞毛蒜皮的小事啰嗦個沒完沒了，這更在摒棄之列。
首先，就一般而言，電話一通就應說明「我是×單位×人」，如必要還應告知你現在×地，以便對方尋找和相會。其次，電話通訊不是面談，無法用態勢語補充，因此，宜明講不宜暗示。除非在極個別情況下，確實不宜明講又不得不講的，才能偶爾用一下暗示，如：「上次說的那件事怎麼樣了？」或一方只管講，另一方只管聽；或只用幾個簡單的詢問話：「什麼？」「啊？」「嗯？」「再說一遍！」等等。儘管如此，暗示仍然帶來含混不清的弊端。既然你以為能保密，就必然缺乏透明度，具有較大的外延和多種意義，很容易導致對話的失「明」。所以，打電話時的暗示要慎用。
在打電話時如果有條件一定要說普通話，它講起來方便通行，聽起來省力，更是國家的標準話。清是保證語音清晰的基本功。通常情況下，只要線路暢通，對話人口齒沒有大的毛病，保持清晰的語音是可以做到的。低聲細氣和高聲叫喊都不可能收到清晰之效，只要比平時談話的語調高一些就足可聽清了。為保證雙方都能聽清，發話人或受話人對在以下幾種常見情況下要說清或聽清什麼須有所了解。
1.通知開會
你應當說清楚或聽清楚的是：會議名稱與主題、開會時間、地點、出席對象、會前準備事宜和與會隨帶物件等。
2.請示彙報
你應當說清或聽清的是：請示或彙報的事由、目的、理由與具體要求等。電話中涉及到的請示彙報等事宜，一般應是比較簡單、容易解決的，否則只能約定時間，改用面談方式解決。
3.了解情況、聯繫工作
你應當說清或聽清的是：當事人、經辦人、聯繫人的姓名（必要時包括性別、年齡、特徵等），情況的事實真相（包括起因、經過、結果與有關時間、地點、數據等）或所聯繫工作的主旨、具體要求、實施設想，日程安排與所需財力、物力、人力等）。
4.託人購物、借物、看物、捎物
你應當說清或聽清的是：物名、數量、價格、規格（包括型號、尺寸、式樣、顏色等）和有何特別要求等。
5.邀請參加婚喪宴會等活動
你應當說清或聽清的是：婚喪對象、出席對象、活動時間、地點等有關禮儀要求。一般受話人在聽到邀請後，如果是婚事應立即表示祝賀；如果是喪事應立即表示哀悼，然後再逐一問清有關事情。
6.託人辦事
你應當說清或聽清的是：托辦人、經辦人、托辦之事的具體內容和有關要求等，必要時還要講清酬謝條件。
下面就是一段合格的通話：
乙：中學，請講。
甲：您好！請問，王校長在嗎？
乙：哦，他剛出去，您要不要我為您傳話？
甲：不必了，我再給他掛電話吧。謝謝！
乙：明天他整天在學校，您可以再打來，再見！
有比較才有鑒別。上面這段通話，雙方都顯得很有教養。在這種情況下，發話人可能因找不到王校長而遺憾，卻不會因對方無禮而在心中留下氣惱。在通話中，你開口說出第一句話，人家就可以憑這句話給你打下一個深刻的印象分，何況，一個「請講」或「您好」，還可以起到提示對方做好聽話準備的作用。
由於社會分工帶來的職業不同，不同的職業和職務的人形成了不同的說話習慣和方式。當官的容易盛氣凌人，裝腔作勢，打官腔。一般群眾因各種性格、職業的不同也各有不同的講話語調，或快或慢，或高或低。即使是同一個人打同一個電話，在不知對方是什麼人之前和之後，聲調語氣也可以截然不同，這種現象可不可籠統地稱之為「勢利眼」？事實如此，你接頂頭上司的電話和接一般同事、朋友、熟人的電話，口氣絕不可能一樣！這也許是另一種不正常的「人之常情」吧！
比如，打電話找不到人是常事，但不論你是什麼身份、官職多大，這時如果需要別人傳話，就應當把自己的姓名、單位和所需轉達的事情說清楚，關鍵的內容（如時間、地點、有關的人、事、物等）要詢問對方聽清了沒有，或適當重複。必要時，還可請對方記下來。而臨時受話人則可以說：「請您講吧，我在聽著哪！」或者「請您稍等一下，我拿筆記一記。」通話完畢，發話人不要忘記向傳話人表示謝意。
有時，指定受話人並沒有外出，但是由於某種情況，不便立即受話交談，譬如：在開會或同客人晤談期間去接電話，就可能影響會議或做出對客人不禮貌之舉。這時，臨時受話人可以這麼說：「對不起，×現在有事脫不開身，請問您是哪一位？我讓他過一會兒就給您去電話。」或者「對不起，×在開會，我可以為您轉話嗎？」這樣做，發話人同樣會感到滿意，如果發話人堅持要求通話，指定受話人可先向在場的人表示歉意，爾後在電話中同發話人商定聯繫時間再作正式交談。
打電話也有打錯或跳錯號碼的時候，這種情況下，有的人會因不快或厭煩而出言不遜。這時候，他們心裡想到的是：「反正你不認識我。」其實，打一次電話，也是一次人格、素養的亮相，在素不相識的人面前自損人格，是更不值得的事情。打錯電話時，不管是發話還是受話，都要保持禮貌和熱情，你可以這麼說：
甲：請問，您那裡是2513254嗎？
乙：不是，您打錯了。
甲：您不是2513254？哦，對不起，我打錯了。
乙：沒關係，您可以重打。
這段對話中，甲重複報號，目的是再次核實自己是否確實錯了，有時對方沒有聽清也是可能的。但是，切不可再三再四地追問，否則就是不信任對方，難免失禮。
同樣出於禮貌，當指定受話人不在時，如果發話人不想說清，你一般就不該去追問發話人的姓名、單位，更不要去追問發話人與指定受話人之間的關係（如「你是他的什麼人？」），這樣會侵犯他人的隱私權，是不太禮貌的。