戰略層面的定位解決後，研究院的各項工作更加規範和有序，發展速度進一步加快。然而，新問題也隨著研究院的發展不斷出現，發展越快，暴露出的問題也越多，這是所有創新機構成長過程中不可迴避的煩惱。
面對戰術執行層面的眾多問題，微軟常規的辦法是「異地會議」。在遠離工作場所的異地召開會議，在完全輕鬆的環境下，對階段性工作出現的問題進行集中討論。
2001年7月，北京正經受著盛夏高溫、潮濕以及繁華的喧囂，春城昆明卻是一派微風拂面綠意盎然的景象。
張亞勤決定，要用幾天時間在昆明開一次異地會議。雖然自他掌管研究院以來，為了加強團隊的凝聚力，各種正式非正式的會議開了不少，而且也取得了良好成效。但這次，研究院108位員工搭乘商務包機到了昆明，張亞勤計畫用一天半的時間召開強化團隊建設的會議，然後再用一天的時間觀光和休整。
這次活動的設計很花了一番心思。抵達昆明的當天晚上以放鬆為主，品嘗雲南特色美食，甚至還舉行了一場中國少數民族的傳統「婚禮」。「婚禮」上，研究院的主管們背著一名名「新娘」通過一個舞台，舞台上鋪滿了圓滑的石子，很容易使人失去平衡。場景甚是滑稽，引得大家哈哈大笑。在大笑聲中，大家的精神放鬆了下來，原本因工作產生的焦慮情緒得以緩解。張亞勤的第一步目的達到了。
第二天上午，在昆明嘉華宴會大廳里，特別為活動而衣著隨意的張亞勤站在一個大型講台上向全體員工發表講話。首先，他對這段時間大家的工作成績表示滿意，希望所有的員工在美麗的昆明過得愉快。緊接著，張亞勤將話鋒轉到了會議的主題上來，面向所有研究員探討研究院面臨的挑戰。
張亞勤認為第一個挑戰是與雷德蒙總部在地理與文化方面的隔閡。這個問題如果得不到解決，研究院就面臨著被邊緣化的危險，但這個問題並非一朝一夕能夠解決，要的是打持久戰。
第二個挑戰是研究院日益擴大的規模，如何確保新員工入職後能夠快速進入研究角色，開展研究工作。如何增強員工之間的交流，尤其是新老員工之間的交流。這一問題需要儘快解決，否則，隨著新成員隊伍的不斷壯大，解決起來就會更加困難。
最後一個挑戰（事實上，對於所有的公司研究機構，無論規模多大，也無論其位於何地，都要面臨同樣的問題），即如何確保公司所從事的研究與公司未來的產品之間保持高度的相關性。
張亞勤把重點放在了「如何發揮研究院的價值」上，讓每個員工徹底了解研究院的使命。張亞勤先是講解了微軟的季度利潤構成以及產品輸送線，歸納了他總結的微軟中國研究院的新定位：第一，就是要推動計算機科學技術進步；第二，成為創造高新技術的孵化器；第三，成為一個智囊團，幫助公司制訂5~10年的技術戰略規劃。
在如何彌合研究成果與產品之間的距離方面，張亞勤讓這些研究人員去反思自己手頭工作的真正價值：「如果我們只把自己定位成技術擁有者的話，那麼，請告訴我，如果你在研究領域取得了成功，下一步應該怎麼辦？你應該回歸到哪裡呢？你將技術轉交給哪一個產品部門呢？你的合作夥伴又是哪一個呢？」
張亞勤拋出的問題引起了在座所有研究員的共鳴。一些最初沒有意識到問題嚴重性的研究員發現，他們的研究與公司核心的產品線存在偏離。每個研究員都有很多話要說，有很多想法要提。這個時刻，張亞勤建議大家好好思考，然後和自己的研究主管共同討論有關研究項目的選擇問題。
「如果一個項目有足夠的吸引力，那麼，它就有可能會在商業領域引發出一種新型產品鏈。如果這一項目沒有足夠的吸引力，它仍有可能露出鋒芒，成為亮點產品。」在張亞勤看來，每一個問題都像是一次機遇，每一個問題似乎都是能夠得到解決的。他總是從積極的一面看待事物。多年後，研究員們還記得他最後的那張幻燈片，只是簡單的一句話—「最好的就要到來！」
張亞勤的演講結束之後，話筒被先後交給了兩位副院長沈向洋和張宏江。作為計算機視覺與圖形學專家，沈向洋是個很有激情的人，他講述了如何才能成為世界一流的研究員，如何選擇題目，如何解決問題，如何撰寫科學論文等等。令人記憶深刻的是，他以圖表、圖形以及方程的形式來表述自己的這些觀點，他那活靈活現的手法就像是做研究講座。
張宏江的談話則是關於職業操守問題，甚至還談到了工作區的衛生問題。看上去老成持重的張宏江思維嚴謹，他所強調的問題是職場人的一些基本規範：「上完衛生間要洗手；定期洗澡；不要在公共場所睡覺；尊重同事；對自己的項目負責任。」張宏江講的問題聽起來無足輕重，但也正是這些年輕的助理研究員們所忽視的。
整個會議非常活躍，幾乎所有的問題都得到了充分討論，解決方案也逐步清晰起來。看到大家情緒這麼高漲，張亞勤已經在思考如何將微軟中國研究院擴展成微軟在亞洲的基礎研發基地，以及如何確保研究院在未來的全球地位。
在張亞勤看來，這次「異地頭腦激蕩」的最大收穫還是建立了研究院各級員工之間的溝通機制。組織只有一百多人的時候，很容易實現溝通，而未來研究院必定會擴張，通過團隊建設實現組織的透明化，是對未來可能出現問題的防微杜漸之舉。
張亞勤還在那次會議上使用了一個非常有趣的比喻。「我們可以把研究院想像成一輛汽車，」張亞勤一邊說一邊打開了一張幻燈片，幻燈片上有一輛非常拉風的紅色汽車，「研究人員就像汽車的引擎，你們帶動整個事物運轉，而管理團隊則是方向盤，負責指引方向。」一邊說著，這輛動畫汽車就開始向前行駛。「公關部就像是喇叭，」他繼續往下講，指著車頂上閃現的一個奇特的大喇叭，喇叭很神奇地響了幾聲。大家盯著公關部的同事哈哈大笑。張亞勤卻還綳得住，接著解釋汽車的四個輪子分別代表「技術轉化、高校關係、軟體開發、支持員工」。無論是哪個輪子出了問題，這輛汽車就將寸步難行。
時至今日，曾經跟隨張亞勤多年，如今已離開他赴美國工作有4年之久的前公關經理尚笑莉，聊起和張亞勤在一起工作的日子依然感慨萬千。她總結了對亞勤的三大印象，第一印象是「同志、戰友加兄弟」；第二印象是「淡定從容」；第三印象是「運籌帷幄」。她最後總結道：「亞勤總能在喧嘩中保持理智和冷靜。」