文/斯蒂法妮·溫斯頓
你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間呢？答案當然是肯定的。討論這一點的目的是把那些最具挑戰性的工作分配到你最能勝任的時間裡去完成。
如果你去問一些普通的管理者，在他們的頭腦里組織良好的一天應該是什麼樣子，大多數的人可能會回答說：「我想應該把時間控制得比現在緊得多，9：00的時候，我隨隨便便；10：00的時候，仍然沒能理清頭緒」或者說：「我想應該關上門潛心工作，那樣的話很多事情都已經完成了。」
多數人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴緊的控制實現的，他們還認為CEO肯定也是這樣做的。但是令我最驚訝就是，CEO組織工作的首要前提竟然是時間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制自己的時間，而是越過一天中無窮的變化因素專心去控制那些應該完成的事情。
你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間呢？答案當然是肯定的。大多數人早上最為清醒，也有些人下午的狀態最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰性的工作分配到你最能勝任的時間裡去完成。
有些人仍然信奉18世紀的思想家馬修·亨利（Matthew Henry）的話：「成大事者必起大早。」
迪士尼的老總羅伯特·愛格爾（Robert A.Iger），每天4：45起床，到健身房鍛煉，6：00進入辦公室閱讀各種資料，直到7：00舉行一天當中的第一次會議。「我想人們都會有自己的生理節奏，」他說，「不過對我來說，早晨是巔峰時刻，那時候比較心平氣和一點。」
紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特·瓦格納（Jeae Wagner）喜歡把一些例行公事如：簽署信函、開支票等安排在一天快要結束，自己感到疲倦的時候處理。瓦格納說：「另一個方面，如果我真要解決什麼重要問題，無論是複雜的人事問題也好，還是像考慮如何開好中層管理人員會議一類的需要動腦筋的事，我會選擇周末的專門的個人時間或大清早的安靜時間來處理。有時候深夜3：00可能會是一個非常有創造力的時間。」「我不要睡太久，」瓦格納接著說，「我經常會在半夜醒過來，拿出便箋薄把自己認為重要的想法記下來……有時候，我甚至能夠解決之前很難解決的某個問題或草擬出一份之前很難想出的完整的項目策劃書的提綱。」
清早5：00起床可能令許多人不敢想像。但是如果你正常情況下6：30起床，你可以逐漸提前半個小時，然後再提前一個小時，很多人通過這種方法發現，砍掉一些睡眠時間也沒那麼可怕，而由此而獲得的益處，如完成更多工作，全天的工作節奏可以因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。
另外一個在辦公室之外的安靜時間是上下班的路途，許多管理者之所以能夠向路途時間要效率，是因為他們有專門的司機接送他們上下班，一般人也可以動用下面兩種辦法達到這種效果。
1.利用公共交通工具。瑪麗·巴恩比曾經說：「我早上的工作效率很好，我上地鐵的時候總會帶上一摞文件去處理，我在路上要花1小時20分鐘，的確是一個非常好的機會。」
每當我清早離開曼哈頓去機場的時候，我就想到最最浪費時間的事莫過於坐在堵塞在另一側通往曼哈頓去長島的高速路（被當地人士戲稱為「全世界最長的停車場」）上一動不動的車子里無聊等待。我問自己，為什麼他們寧願在那裡不停地鳴喇叭，忍受這種煩惱和時間上的極大浪費，也不願意乘坐地鐵並好好地利用路途中的大把時間呢？我真是想不通。
實際上很多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上安靜不受打擾時間所獲得的效率相比，哪一樣要划算呢？
2.利用合理用車節省下來的時間。許多同一地區的上班族如果能夠聚到一處，他們可能也會採用華盛頓特區現在很流行的「接壘」做法。在那裡，互不認識的上班族在事先規定的停靠點上搭乘別人的私家車經由多乘客車輛專用的快車道迅速進入市區。最最關鍵的是，「接壘」的車裡必須保持安靜，沒有音樂，無人閑聊，沒有手機打擾，你大可在裡面工作、思考、閱讀、或休息。
這些妙計包括：
1、隱退。如果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經理也不會問到「蓋瑞去哪了啊？」，你就可以隱退到一個空會議室里，或起身繞著辦公區隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。
通用食品一位部門經理每天總會悄悄溜進隔壁一個鑲嵌毛玻璃的空辦公室，這樣他就可以不受干擾地想一想問題。
紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之後，就會轉身坐另一部電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個小時。
2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時間。如果單純的隱退行不通的話，你可以與上司商量為自己爭取一段安靜的時間。從你上司的角度，這樣做的好處是可以讓你集中全力處理一些他或她自己也認為重要的事。
硬性規定的集體休息時間通常不會有什麼用處，太多意想不到的事情，會使整個工作團隊完全脫離自己的使命。
3、使用寫字板。關著門，人們仍然可以找你。許多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對著關閉的門皺眉頭。但是對Niekelodeon，一家最前衛的兒童電視台的一位管理者來說，開與關都可以讓別人來找他，他在自己的門上安裝了一塊寫字板和寫字筆。當他的門關上的時候，想見他的人只需在寫字板寫下提示信息。這套辦法之所以起作用就在於只要他一出現在寫字板前，他就會立即按圖索驥去找那些人，這樣大家就都知道無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。
不過話又說回來，去找那些留下信息給你的人的時候，也要保持極端的審慎，這也是惟一一個使自己的「逃避時間」對自己和同事都能夠有好處的辦法。小竅門：萬一你同事關閉的門上沒有寫字板怎麼辦呢？可以在門把手上方放一個黃色的報事貼，這樣來訪者可以用它來方便地寫下留言然後貼在門上。
4、設立無干擾時段。如果你是群體中的領導者，你可以要求同事給你一個不受打擾的時間，我早期所寫的書《有條有理的管理者》中提到的一位律師，這樣告訴他事務所的同仁：
5、錯開高峰時間。在午餐時間開始前一個小時離開辦公室，如果你到得比較早，如11：30，許多餐廳都會允許你提前坐在裡面或干點什麼工作。
幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業的客戶關係經理曾經告訴我說：「最讓人受不了的事是，每當我準備處理手頭上一大堆事情的時候，就會有客戶的諮詢電話打過來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術。最後到了快下班的時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，非常棒的計畫、最良好的意願全都一下子灰飛煙滅。」
但是如果你把互動的事當做現實來接受，不再指望它會完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應這一現實，並在其中保持良好的工作態度。下面是2個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計畫。
你是怎麼組織不斷變化的時間安排？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對於許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。
在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。
一般有3種類型的基本工作點必須查對，即基於功能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基於功能的工作要求：
·優先事項的時間是否得到保證
·打電話與回電話
·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件
·繼續關注已進行的工作
·用在非優先事項的兩個小時（可以零散分布在全天）
·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見
·每天安排與上司的摸底性謁見
2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
·與老客戶的聯絡
·發展新客戶
·數據處理
·授權與員工培養
·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計畫等
其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，