正文 第十四章 組織與效率·明

張居正考成法的概念,加上裴洎建議主管自己聘用工作人員的方法,以及雙首長制衡,三種制度並在一起使用的話,行政效率的確可以提高到一定的程度。雙首長是像西漢那樣的制度,有權的和有能的首長分開。換句話說,皇帝有權,宰相有能;董事長有權,總經理有能;一個負責總的政策的調度,一個負責政策的執行,互相制衡。而每一級的首長都有自己的部屬,負責執行他的政策。加上考成法每天追蹤,這樣的行政體系會是有相當效率的。張居正曾經說:天下的事情,不難於立法,而難於法的真正貫徹;不難於聽人家的建議,而難於建議能真正地生效。用這三個方法配合,就能用有才能的人,使得改革能真正地貫徹到底。

企業組織的規模,比政府小,部門也少、層級也少,企業組織實施上面的方法應該不會有什麼困難。

找到人才是另外一個重要的課程。人才的選拔是訓練好?還是招聘好?招聘,也就是以前的察舉與科舉;訓練,就是培養專門的人才。其實這兩種方式是可以並行不恃的。招聘的人是具有通才的人,具有宏觀知識,可以做高層的決策者。他不但對本行有一定的了解,對其他方面也相當清楚。培訓的人是專才,每一行、每一業,經過專門訓練的人可以對這個工作有最精的技能。從專才中一樣也可以訓練通才,培養有潛力的人擔任高層的決策工作。通才與專才的配合,自古以來就是一個問題。以前官與吏是兩條不交集的線,吏沒有升遷為官的機會,他們的社會地位低、薪資微簿,沒有受過專業教育。而官是通才教育下出來的,他們對於一些專業知識只有很浮面的了解。這兩截的分野,是中國古代官和吏分途後,一個很嚴重的問題。

這是最後一節,我們用來討論最高級首長本身的情形。從前幾節的討我們可以看出來,漢朝的宰相有較大的自主權,宰相是政府的首長,皇帝是一個監督者、最高級的決策者。漢制,平常的行政事務都交給宰相處理,宰相是有自主權力的。相對來說,唐代以後的宰相,不只一人,是皇帝的顧問與參謀團體,不再真正管理行政事務。只除了像張居正、王安石等少數人,他們可以得到皇帝的信任,執行自己的政策。但是這種信任是要付出代價的,要付出排除政敵的代價,要付出與宮內有相當關係的代價。也就是說在制度之外,他必須有個人的關係,才能做到一個專權自主的行政首長。

以上兩種皇帝與宰相相處的模式,如系我們稱漢代的情況是A型,唐朝以後的情況是B型,那麼A型和B型是有很大差異的。A型的模式:皇帝和宰相的關係有很清楚的界限,他們之間的沖突也比較少。如果宰相推行政務已上軌道的話,接下來的人就可以很順利地繼續下去,制度就建立起來了。但在B型的模式中,宰相和皇帝的關係則非常不穩定。如果君臣互信,宰相可以執行他的意見到一定的地步。但是如果君臣之間不能互相配合,或是皇帝換人,或者是宰相本身失去了政治的支持者,那麼,這個宰相的政策往往就半途而廢。王安石的新政與張居正的考成,在宋朝和明朝都沒有成為一個長遠的制度,就是這個原因。王安石在失敗之後被貶到南京;張居正死後,家族也受到相當嚴重的迫害,這些都令讀史的人悵然。A型、B型相比,顯然A型在對政情穩定以及行政效率的維持上都要好得多。

如果將A型、B型用於私人企業或組織,我們也可以作一個比較。一個董事會裡面的董事長,當然不會像皇帝那麼有權威。如果他是企業的創始者,公司是他創建起來的,這樣的董事長會有較大的威信,因為他的聲望、地位、大家對他的信念都沒問題。但是他畢竟不是皇帝,只是一個私人集團的領袖。他做任何事都必須從整個公司的利益考慮,不能只憑喜好做事。一個任性妄為的創業者是不多見的。任何人都有退休的時候,到了他退休的時候,下一任的繼承者未必仍有他的威信與地位,這時候董事會本身就必須維持一定的穩定性。假如董事會不安定,就沒有辦法管理整個公司,沒有辦法去聘請專業的總經理。同樣的,如果沒有辦法得到董事會在安定和協調的情況下的授權,總經理也沒有辦法執行董事會的政策,這就是B型的情況。

權威的來源就是公司的董事會,在權威來源不穩定的情況下,公司是沒有辦法正常運作的。任何董事會的內爭或意見分歧,都會導致政策不分明、權力不穩定的局面,而使得公司業務無法開展,甚至面臨失敗。董事會的安定當然是非常重要的,董事會為一個集體組織,創業者必須在董事會內製定一定的規則和次序,使得人在制度在,人走了制度依然繼續。否則人亡而政息,創業者退休了,公司就垮台了。所以一個創業者必須在董事長任內確定董事會的組織,確定董事的產生方法,確定董事會是一個集體討論、貢獻智慧的地方。在集中智慧下所產生的權力,才會是有效的。人與人之間的關係是很奇妙的,若干人擺在一起時,總是會有意見不協調的地方。如果都是由親人擔任決策單位的成員,或是由共同創業的夥伴擔任成員,在一個階段內不會有什麼問題,不是大家長或是大家都佩服的大哥,都能控制住局面。但是等到董事會進入第二代,有新的成員加入,舊的成員退休,那麼鬥爭就難免了。甚至親兄弟之間、父子叔伯之間,都可能有鬥爭出現。這種例子古今中外多得很。

董事會畢竟是個複雜的群體,不像皇帝是個個體。董事會內部的協調,本身就是一個相當複雜的問題,不能像僱用一個總經理或專業人才般的僱用一個專家來當董事。董事代表的是股權,是公司所有者的權力,不是經營者可以代替的。經營可以是專家,管理可以是專家,但是公司的決策、公司經營的方向,就必須由所有的股東,或者是由他們推出來的代表共同制定,這些代表就是董事會。如何在這些股東之間取得共識?除了有領導者之外,有時還需要一個客觀的人擔任協調與仲裁的工作,擔任潤滑的角色。這個人和公司的所有權並不一定有很大的關係,可能只是一個社會上大家公認很公正的人,或是投資相關機構如貸款銀行所派來的代表。這些人不屬於公司的所有者,他們看事情比較客現,也不容易結黨成系。這種客觀而有遠見的人加在公司的董事會裡,會比較容易沖淡衝突的火花,使得董事會討論事情的時候會比較平靜,大家也比較能跳出純粹以近利為著眼點的觀點。很少有董事會,至少在台灣地區的私人企業中,願意接納這樣的人加入他們的決策過程。但是在英國、德國、美國的董事會組織就不大一樣了。幾個發展時間比較長久、發展比較良好的組織,他們的董事會不是純粹以利挂帥,他們會考慮到長期的功效、考慮到公司永續經營的可能性、也考慮到公司在社會上的角色,所以他們延攬社會上有公信力的人士加入董事會,以減少公司以營利為主的色彩以及唯利是圖的決策上的偏差。公司,要有人擔任平衡、溝通、仲裁的功能,也因為有這些客觀角度的外人在,才可以將面對面時的衝突減到最低程度。

一個穩定的、可以容納不同意見、以不同角度看待問題的董事會,可以為公司決定一個長遠有效、帶來長久利益、使公司永續經營的政策。這樣的董事會確定了政策、確定了方向,他們就可以聘請一位符合他們需要的,能夠替他們實現理想,推行政策的專家來擔任總經理。總經理就可以知道他的權力範圍在哪裡、任務在哪裡、時限在哪裡,那麼他就可以放開手,以專家的身份去推行這個政策。他也可以聘請不同業務的專家來幫助他推行各種方案。這種方式近似董事會像腦子、總經理像手、各種專家就像手指頭,從腦使喚到手、從手使喚到手指頭,這個過程是非常順利的。當然在這些助手底下,還有許多例行性的事務、許多技術性的工作,只要他知道哪些人可以用、哪些人不能用,他就可以聘請適當的人做適當的工作。

一個公司同時還需要幾個永久性的常務性單位,一個是會計部。會計部是獨立的,它有權力去控制預算的使用,有權力去知道決算的平衡,並不需要總經理指揮,因為是賬目上的事情;會計部應當是屬於董事會指揮的。另外一個是稽核考察的單位,這也可以由董事會派人,或是董事會裡選出一些人以監事或稽查室的名義,在一旁做考核的工作。總經理工作的程序與績效,隨時有人稽查,提報董事會注意,這樣對公司的運作不但不會有牽絆,還會獲得更高的穩定性。第三個單位是檔案室,檔案的管理應當由一批不因為總經理離職而變動的人來管理,這些人是管記錄的。新任總經理到任時一定要看原有的記錄,從中知道以前的成績、過去工作的方式、前人成功與失敗的原因、客戶的記錄……所以檔案室也應該是個常設的單位。

這三個單位是常設的單位:一個是會計、一個是稽核、一個是檔案。除此之外,其他單位的負責人應該統統由總經理直接聘用、管理與指揮,如此總經理就有一批人可以差遣,不會有一些他差遣不動的人。所有的董事會的成員,包括董事長在內,都不應該干涉總經理在他職權之內的用人方法、在他預算範圍之內

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