討論明代的管理以前，讓我們回頭整理中國文官制度的發展經過。一般說來，即使是在一個公司組織或是非營利組織，對其公司內的員工也都會有考核的制度，目的是為了了解員工的工作表現，使得能幹的人可以得到最適當的工作，表現好的升遷，不好的貶退。這種制度中國起源得很早，早在戰國時，法家的理論中就已經討論，要如何使一個人清楚他所處的職位，清楚這個職位所應負的責任，做了一段時間之後，看他是否符合這個職務的需求，做得好就留下，做不好就換掉。漢朝時候，實行的方法相當簡單，長官可以向政府推薦一個人去做什麼事，擔任什麼職務。如果政府覺得這個人真的不錯的話，經過一段考試，看他對於一些實際問題的意見，就會派給他一個職位。這個職務通常第一年是代理，如果做得不錯，第二年就可以正式任用。如果做得不好，則不但這個人要免職，推薦他的人，也就是他的保舉人也要一併受罰。如果做得好，保舉的人也一併受到獎勵。所以漢代的察舉制度是兼具選拔與考核制度。漢朝的官員基本上是向自己的上司負責。舉一個例說，郡縣長官可以挑選自己要用的吏。接任的下一任長官可以接收上一任留下來的吏，也可以不接受，另外挑選自己要用的助手。換句話說，他的整個班底是由他負責。他也可以在屬員中找到值得升遷的人，往上推薦。縣的政府就可以向郡太守推薦，郡太守一樣可以將自己認為有用的人向中央推薦。
這樣一級一級往上推薦的察舉制度，使得漢朝的政府可以很快找到有用的人，找到了之後就派在皇帝的身邊，稱之為侍郎。侍郎在皇帝身旁擔任各種雜務，皇帝與高級官員可以觀察這些侍郎的能力與才幹，如果表現得不錯，就會在適當的時候派任出去，擔任政府的官職。這樣由推薦到試用到派任，都經過相當直接的過程，順序並不怎麼複雜。
南北朝的時候，因為門第的出現，高門大族壟斷了高級的職位，下級官吏升不上去，一般平民出身的官也升不上去了。也因此兩晉南北朝時，政府幾乎沒有真正的考核制度。南北朝的時候，文官制度萎縮了，可以說是士族政治，講嚴重一點甚至是世族把持的政治。真正做事的是佐史，但是他們沒有適當的升遷；上級官員也不會因為做得不好而貶職，反而可以順利升遷。
到了唐朝，考核又相當嚴格了。吏部管理的單位有一個就叫考功司，考功司負責每年考核官員成績的好壞，看他是不是合適。考功司當然是獨立地去考察，但是每一個單位的上司也會呈報對於屬下的考評。怎麼樣呈報，我們並不清楚，大概是自由心證，覺得好的就推薦，壞的就責備，呈報到政府後，可能好的就升遷、壞的就降免。唐代的考績制度，依據的標準有德行、才能與成績三項。上文所以說自由心證，是由於德行與才能都是相當主觀的評定，只有成績看得見。所以唐朝這種辦法也並不真正客觀。
德宗朝的陸贊、憲宗朝的裴洎，這兩個人都建議過皇帝，先找一個好的宰相，讓宰相去找好的首長，各個單位的首長再去找下屬，下屬再去找助手，每一個層級都由負責任的單位首長找到他自己的工作班底。這樣的制度考核起來最清楚，指揮最方便，因為整個單位成績的好壞都是由長官負起全部的責任，既不能推諉，也不能逃避。這個制度的好處是責任分明，但是也有壞處，假如一個長官調任了，那是不是該單位主要的官員及助手全部都要走人？如果整個班子都換了，當新人接任的時候，是不是整個單位的工作要全部從頭學起呢？唐代的吏員，也就是一般書寫檔案、處理日常行政工作的人，其實是常任官，因為他們不會跟著長官走。他們是管檔案的，檔案管久了，相當熟悉業務與先例。但是吏員並不是儒家通才教育出身，一生未必有升遷的機會，考核制度，對於吏員的工作成績影響不大。
到了宋朝，文官制度相當嚴密。在宋太宗時，定了一個制度：每一個單位的長官，對於他的屬下都有一份記錄，每一天、每個月做了什麼事，都要詳細地記錄下來。也就是說，每個長官有一份他屬下詳盡完整的人事檔案。這檔案有一部分是吏部頒給的「印紙歷子」，讓州縣長官考核自己屬下的。甚至還有御前發下，皇帝讓長官考核屬下的人事檔案記錄簿，用來考核大家的成績。
1994年在江蘇銀海縣的尹灣，出土了一批漢朝的遺物，證明漢朝也有這樣的記錄簿。不管是哪一位官員，工作統統見於郡縣的記錄。這可能是中國流傳最早的有關考績的檔案了。宋朝的「印紙子」也是很完整但瑣碎的人事檔案，政府就根據這些檔案制定九職等（後來簡化為三職等）。考核的項目也會有增減變動，比如說州縣官的成績，如果轄區內多少年沒有災荒，考績提高；人口增加，分數也增加；人口減少了，分數就減少。如果經過一定的年數，某一官員沒有犯過錯，他就可以申請提升級別。這種工作稱之為「磨勘」。由字面上來看，我們就知道這是一個相當嚴苛繁雜的過程，等於是拿人才在磨裡面打轉了。磨勘工作分兩個單位，一個是審官院，一個是考核院。審官院考京官，考核院考外官。政府考核官員的成績，然後差遣。這個過程真的是非常的苛細，資格到了才能升遷，大家按照資格一等一等升上去，真正磨掉的卻也不多。
宋代名臣范仲淹，認為這種制度是循資並進的例行公事，大家依循著資格、年份，一格一格升上去，並沒有什麼道理。於是他訂定了比較嚴格考核的制度，定期派官員到各地考察，成績好的報回來，成績不好的也報回來，政府憑成績獎懲。范仲淹實行這個制度時有一個小故事：有一次有一個官員成績不好，范仲淹將他的名字一筆勾銷。那個人的職位是路指揮使，大約是今天地方長官的位置。旁邊的人說，你就這樣一筆勾銷，可知道會有一家哭。范仲淹答：如果一家哭和一路哭相比，我寧可讓一家哭，而不要叫一路哭。由此可知范仲淹的手腕是非常凌厲的。
王安石對於考核也非常嚴格。王安石希望吏員的地位能逐漸提高到官員的地位，吏員的薪水也由國家給付。他並且認為，如果國家要得到專才，單靠考試是不行的，考試得到的是通才，國家應當設立文官學校，在學校里訓練專才，王安石的觀念是非常先進的。一直到今天，我們的國家有考核、有銓敘，但仍然沒有專門的文官學校訓練專才，常任文官必須自己在工作崗位上學習。王安石的建議毋寧超越了他的時代。
范仲淹要避免文官循資升遷的弊病，另外建立一個客觀的考核尺度，毋寧也是超越時代的想法。范仲淹的辦法是客觀的考核。但是這個辦法也有缺點，當事人上司的記錄未必公道，而他到時派去的考核人員又不能當面問這個人的成績好壞，所以這一制度也不一定能夠做到真正的客觀。
訓練專才做中下級的常任官，同時以通才任決策的政務官，這樣的配合比較恰當。考核多久一次，也是很多人爭議的部分。在磨勘制度時，是自己覺得年資到了，就可以申請升等。但是如此一來，一下子就有許多平庸的官員，沒有過失，也未必有能力，都會循序晉陞。宋朝的辦法是，訂立一個基本的工作時間表，文官要做六年、武官要做七年，才能申請升等。但這個辦法仍只是一個機械的停年，不能達到淘汰劣員晉用良吏的作用。
中國自古以來一直面臨這樣的問題，但是也一直沒有一個很好的解決辦法。到了明朝，才有了相當重大的改變。明朝的名相張居正，在萬曆年間長期執政。明朝的一般情況和宋朝相當類似。明朝的疆域不小，花費在國防上的資源也不少。北面有蒙古，後來東北有滿洲，西南面的少數民族也常有各種問題，沿海又經常有倭寇侵擾。明朝的衛所制，與唐朝的府兵很類似，後來衛所的軍人也沒有強大的戰鬥力，需要另外開拓其他的兵源，例如將領自己的親兵，又例如少數民族組成的士兵。基本上，明朝的國防開支是很大的。
明朝官員的遴選仍然是靠科舉。最初明朝的官員都是國子監學生擔任，明太祖定下的規矩，優先任用國子監的學生，也就是政府官員的候選人都是由國子監訓練出來的。後來科舉盛行之後，大多數官員就由科舉出仕。科舉出身是通才，而不是專才。明朝與宋朝情形一樣，常務官是吏，政務官是科舉出身的讀書人。大多數讀書人相當迂執，並不一定很能夠明白世務。怎麼樣考核這些官員，就成為一個很嚴重的問題。
基本上唐宋兩朝的制度，明朝都有。明朝設有考功司，經常考核官員，也依照等級規定升遷的順序。但是明朝吏治始終不好，官越來越多，卻沒有幾個真正有用的人才。
明朝的官員數自相當龐大，軍隊數字也相當龐大，但是政府的稅收卻並沒有增加。明朝稅收的主要來源依然是土地，沒有開拓農業以外的財源。明朝的人口增加了，支出也增加了，政府經常鬧窮，政務經常廢弛。
張居正是明朝難得一見的能幹宰相，也是專權的宰相。明朝的宰相制度與宋朝一樣，是集體的。初期有左右丞相，後來廢了相職，明朝皇帝的身邊只有一群大學士。大學土的官